- Mail ons uw aanvraag:
info@shsservice.nl - Heeft u vragen?
+31(0)6 18 28 00 18
- Openingstijden:
8:00 - 18:00 uur
Kantoorapparatuur vormt de ruggengraat van elke organisatie; wanneer apparaten zoals printers, kopieermachines of koffiezetautomaten uitvallen, kan dit een flinke verstoring veroorzaken. Het vermijden van dergelijke storingen begint met preventief onderhoud van kantoorapparatuur. Dit type onderhoud helpt om onverwachte reparaties te voorkomen en de levensduur van apparaten te verlengen, waardoor u zowel tijd als geld bespaart. Door een effectief onderhoudsplan op te stellen, zorgt u ervoor dat uw kantoorapparatuur optimaal functioneert en voorkomt u dat onverwachte storingen uw werkprocessen verstoren.
Een onderhoudsplan is een overzichtelijke en gestructureerde aanpak voor het onderhouden van alle kantoorapparatuur binnen uw bedrijf. Het bevat belangrijke elementen zoals de onderhoudsfrequentie, regelmatige inspecties en vervangingsschema’s voor onderdelen. Met een onderhoudsplan weet u precies wanneer apparaten gecontroleerd moeten worden, wat de status is van elk apparaat en wanneer onderdelen eventueel vervangen moeten worden. Door een goed plan op te stellen, houdt u uw apparatuur in topconditie en voorkomt u onnodige kosten door te late ingrepen of storingen.
Een effectief onderhoudsplan kan onder andere bestaan uit:
Een onderhoudsplan helpt u om verschillende soorten onderhoud goed te organiseren en problemen te voorkomen. Daarmee houdt u uw kantoorapparatuur efficiënt en betrouwbaar.
In een kantooromgeving vallen onder facility management diensten zoals schoonmaak, beveiliging, onderhoud van installaties en het beheren van kantoorartikelen. Deze facetten vallen onder de bredere noemer van “facilitaire diensten”. Een facilitair bedrijf kan worden ingezet om deze taken te coördineren, maar u kunt dit ook intern beheren, afhankelijk van uw voorkeur en mogelijkheden.
Er bestaan verschillende soorten onderhoud, waaronder preventief onderhoud en correctief onderhoud. Maar wat is preventief onderhoud precies, en hoe verschilt dit van correctief onderhoud?
Preventief onderhoud richt zich op het voorkomen van storingen door apparatuur regelmatig te inspecteren, schoon te maken en versleten onderdelen tijdig te vervangen. Dit type onderhoud is een geplande aanpak, bedoeld om de levensduur van apparaten te verlengen en onverwachte uitval te voorkomen. Correctief onderhoud daarentegen komt pas in actie als er al een storing is opgetreden. Wat is correctief onderhoud? Dit type onderhoud wordt uitgevoerd om apparatuur te repareren zodra er een probleem ontstaat, zoals een printer die vastloopt of een koffieautomaat die niet meer werkt.
Preventief en correctief onderhoud verschillen dus aanzienlijk in aanpak en kosten. Door preventief onderhoud in te plannen, voorkomt u dat apparatuur onverwachts uitvalt, wat bij correctief onderhoud vaak tot hogere kosten en onderbrekingen leidt. Een combinatie van beide onderhoudsvormen kan ervoor zorgen dat apparaten optimaal blijven werken, met een minimale kans op storingen.
Preventief onderhoud kantoorapparatuur biedt aanzienlijke kostenbesparingen op de lange termijn. Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen van deze aanpak:
Met een plan voor preventief onderhoud voorkomt u de kosten en stress van plotselinge noodreparaties en verhoogt u de productiviteit.
Wilt u een onderhoudsplan opzetten voor uw kantoorapparatuur? Met een goed plan zorgt u dat alle apparaten efficiënt blijven werken en minimaliseert u de kans op storingen. Hieronder beschrijven we een stapsgewijze aanpak:
1. Inventariseer de aanwezige kantoorapparatuur
Begin met een overzicht van alle apparaten in uw kantoor, van printers en scanners tot koffieapparaten en computers. Noteer de technische specificaties en de onderhoudsbehoeften van elk apparaat, inclusief eventuele aanbevelingen van de fabrikant.
2. Bepaal de juiste onderhoudsfrequentie
Voor elk apparaat is het belangrijk om de optimale onderhoudsfrequentie vast te stellen. Sommige apparaten, zoals kopieerapparaten en printers, vereisen bijvoorbeeld maandelijks onderhoud, terwijl andere apparatuur misschien slechts jaarlijks onderhoud nodig heeft.
3. Plan regelmatige controles
Leg vast op welke momenten de apparatuur gecontroleerd moet worden. Dit kan betekenen dat u bepaalde apparaten eens per maand, per kwartaal of halfjaarlijks moet inspecteren. Door deze momenten vooraf te plannen, voorkomt u dat controles vergeten worden.
4. Documenteer onderhoudsactiviteiten
Houd een logboek bij van alle uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden. Dit maakt het makkelijker om terug te kijken op eerdere reparaties en patronen te herkennen in het gebruik en de slijtage van de apparaten. Goede documentatie helpt om inzicht te krijgen in de kosten en effectiviteit van het onderhoud en geeft structuur aan de verschillende soorten onderhoud.
Met deze stappen zet u een degelijk onderhoudsplan op dat zorgt voor een goed functionerend kantoor, minimale uitvaltijd en efficiënt gebruik van middelen.
Een goed onderhoudsplan met een duidelijke focus op preventief onderhoud kantoorapparatuur is een waardevolle investering voor bedrijven die onverwachte kosten en uitval van apparatuur willen voorkomen. Door zowel preventief als correctief onderhoud op te nemen in uw plan, verlengt u de levensduur van kantoorapparatuur, voorkomt u storingen en verlaagt u de totale onderhoudskosten op de lange termijn. Overweeg om een professionele onderhoudsdienst in te schakelen of zelf een onderhoudsplan op te stellen om de continuïteit van uw bedrijfsprocessen te waarborgen.
Door te investeren in preventief onderhoud van uw kantoorapparatuur, creëert u een stabiele en betrouwbare werkomgeving die zich op de lange termijn terugbetaalt. Voor meer inzichten en adviezen over facility management, kunt u ook de website van Facility Management Nederland raadplegen. Deze site biedt informatie over gebouw- en apparatuurbeheer, inclusief onderhoudsplannen en kostenbesparingen.
SHS Schoonmaakservice kan u ook helpen met een effectief onderhoudsplan dat aansluit op de behoeften van jouw kantoor. Neem vandaag nog contact met ons op voor advies op maat!
Vrijblijvende offerte
Maak vrijblijven en veilig een afspraak en vraag vrijblijvend een offerte aan.
